Ideas y cosas útiles para aprovechar todas las funciones y posibilidades del editor de texto más usado en internet. Resolver conflictos frecuentes. Configurarlo y personalizarlo a nuestro gusto. Comandos y métodos del teclado para facilitar su uso.
Como traducir palabras con Word
Word instala un diccionario básico en varios idiomas que permite traducir no párrafos, pero si palabras aislada y frases efectivamente, sin salir del programa y sin tener que conectarse a internet.
Para hacerlo escoge una de las opciones en: Menú: Revisar -> Traducir
• Traducir documento = Traduce todo el documento en internet
• Traducir texto seleccionado = Traduce rápidamente una palabra que se haya seleccionado previamente.
Como insertar una marca de agua en un documento
Una marca de agua es un mensaje semitransparente que se ve detrás del texto, que permite mostrar un mensaje de su creador, que aunque no forma parte del contenido, se usa para transmitir de forma imperiosa una advertencia.
Word incluye marcas de agua predeterminadas que se pueden utilizar como: CONFIDENCIAL, NO COPIAR, BORRADOR, etc. También se puede usar el texto que se desee.
Para insertar una marca de agua utiliza:
En Word 2007/2010 = Diseño de página -> Marca de agua
En Word 2003 y anteriores = Formato -> Fondo -> Marca de agua impresa
Proteger los documentos de Word con una contraseña
Puedes proteger tus archivos con Word, asignando a cualquier documento una contraseña para poder abrirlos y otra para poder modificar o editar su contenido.
• Da un clic en "Herramientas" y selecciona: "Opciones generales"
• Puedes establecer una contraseña para abrir el archivo y una para modificarlo (opcional).
• También puedes hacerlo en Menú -> Información -> Proteger documento.
Como guardar un documento de Word como un archivo PDF
Los archivos PDF (Formato de documento portátil) se utilizan con frecuencia, porque siempre los documentos guardados en dicho formato se ven con el formato y las fuentes correctas, incluso si el que lo va a leer no tiene el programa que usamos para crearlo.
También es un formato que funciona en diferentes plataformas.
En las versiones de Word más recientes es posible guardar cualquier documento en formato PDF.
Para verlo posteriormente, en Windows 7 y sistemas anteriores es requisito tener instalado en el sistema el programa Acrobat Reader que se puede descargar gratis desde el sitio de Adobe.
En Windows 8 no es necesario ya que el sistema incluye Lector, una aplicación que lee los PDF.
Para crear un PDF de un archivo de Word haz lo siguiente:
• En Tipo escoge: "PDF"
• Si piensas publicar el PDF en internet usa la opción: "Tamaño mínimo".
Como cambiar la plantilla predeterminada de Word
Al crear un nuevo documento en blanco, Word utiliza la configuración que posee la plantilla predeterminada del programa, valores como el tamaño de la página en A4, la orientación, la fuente, el tamaño de la fuente, etc. están guardados en un archivo llamado Normal.dot o Normal.dotx y Normal.dotm (con macros) en las versiones más recientes.
Si necesitas que cada vez que hagas un nuevo documento, tenga un formato especifico personalizado a tus necesidades, es fácil, hazlo de la siguiente forma:
• Escoge Guardar como
• En Nombre escribe: "Normal"
• En Tipo selecciona uno de los siguientes de acuerdo a tu necesidad y a la versión de Word instalada:
➔ Plantilla habilitada con macros (*.dotm)
➔ Plantilla de Word 97-2003(*.dot)
• Mueve el archivo creado a su ubicación predeterminada, que es:
En Windows Vista y 7: C:\Users\NombreDeUsuario\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Una copia de la plantilla creada podrás guardarla en otra ubicación, para en caso de reinstalar el sistema operativo en otra ocasión, poder utilizarla.
Seleccionar texto con la tecla F8
En Windows 10 la tecla F8 activa la función llamada Modo extendido.
Permite al presionarla una o varias veces, seleccionar una palabra, una oración, un párrafo o todo el documento, de la siguiente forma.
- Presionar 2 veces- Selecciona la palabra donde se encuentre el cursor.
- Presionar 3 veces – Selecciona la línea u oración.
- Presionar 4 veces – Selecciona el párrafo.
- Presionar 5 veces – Selecciona todo el documento.
Insertar imágenes en la posición correcta en Word
Al insertar una imagen en Word, si no se alinea en la posición que se necesita, mantén presionada la tecla ALT y mueve simultáneamente la imagen.
Conocer los datos del formato de un párrafo de texto en Word
Para conocer rápidamente qué formato de fuente y párrafo tiene un bloque de texto seleccionado, usa las teclas AHIFT + F1.
Repetir automáticamente un bloque de texto en varios documentos
En los casos que se necesita regularmente insertar un bloque de texto, puede hacerse utilizando la función Autotexto.
Para usarlo selecciona el bloque de texto y usa las teclas ALT + F3, se guardará la selección en la plantilla Normal y en lo adelante solo se necesita escribir el encabezado y oprimir la tecla Enter para insertar el bloque guardado.
Mantener varias palabras agrupadas
En ocasiones se desea que varias palabras en un documento se mantengan siempre en la misma línea, o sea que no se separen aunque haya un salto de línea, es necesario en fechas, un lema, insignia, etc.
Para lograrlo en el espacio que existe entre cada palabra, inserta un espacio especial que se logra con las teclas: CONTROL + SHIFT + BARRA ESPACIADORA.
Reemplazar saltos de líneas por saltos de párrafo o viceversa
En Word y otros programas de Office, los saltos de párrafo son los que se crean al usar la tecla Enter.
Saltos de línea son los que se crean al usar las teclas Shift + Enter.
Si presionamos el botón ¶ para ver los caracteres ocultos en un documento, veremos los saltos de líneas representados con el carácter de una flecha con la saeta a la izquierda (imposible de representar gráficamente en esta página) y los saltos de párrafos con el carácter ¶, llamado Calderón.
Para reemplazar en un documento extenso los saltos de líneas por saltos de párrafo, abre la herramienta Buscar y reemplazar.
En "Buscar" introduce: ^011
En "Reemplazar con" introduce: ^013
Enlazar documentos de Excel con documentos de Word de forma dinámica
Insertar en Word cualquier tabla creada en Excel es algo sencillo, solo necesitamos copiar los elementos y pegarlos en un documento de Word.
En ocasiones los datos de las hojas de cálculo que hemos creado en Excel los modificamos regularmente por lo que tendremos que también modificar el documento en Word correspondiente.
En esos casos podemos enlazar ambos documentos de forma tal que al abrir el documento de Word se actualice automáticamente y refleje los datos actuales de la hoja de cálculo de Excel.
Es algo sencillo, para logarlo solo debemos pegar los datos de Excel en Word de forma diferente.
2- Abre el documento de Word, da un clic en la zona inferior del icono "Pegar" en la barra de herramientas.
Escoge: "Pegado especial..."
En la ventana de opciones que se abre selecciona: "Hoja de cálculo de Microsoft Excel Objeto".
Presiona "Aceptar".
Comprueba modificando la tabla que ahora los datos se actualizan, si no es así presiona "Actualizar vinculo".
Ten presente que a partir de ese momento los dos documentos no deben moverse a otro directorio o hacerlo los dos al mismo tiempo, para no romper el vínculo.
Lograr que los documentos se vean correctamente en otros equipos
Guardar los documentos en compatibilidad con versiones anteriores
Las versiones posteriores al paquete de Office del 2007 usan la nueva extensión de archivo DOCX en vez de la tradicional DOC. Los documentos guardados de la forma predeterminada no funcionarán en equipos que tengan instaladas versiones de Office anteriores.
Para evitarlo usa Guardar cómo y en Tipo escoge: "Documento de Word 97/2003 (*.doc)"
Como lograr que las fuentes empleadas en un documento se vean en otro equipo
En ocasiones es necesario usar en un documento fuentes que no se tiene la seguridad que se mostrarán correctamente al abrir dicho documento en otro equipo. Podemos solucionarlo incrustando las fuentes en el documento.
Para eso al guardarlo escoge la opción Guardar como, en el menú Herramientas, Opciones al guardar marca la casilla: "Incrustar fuentes en el archivo".
Para reducir su tamaño podrás usar las otras dos opciones: Incrustar solo los caracteres utilizados y No incrustar fuentes del sistema.
Imprimir documentos en Microsoft Word
Como imprimir varias páginas en un hoja
Un documento que consta de varias páginas, es posible imprimirlo en solo una en caso que se desee solo una muestra del estilo, para eso usa CONTROL + P y escoge en Paginas por hoja la cantidad (hasta 16), se imprimirá una especie de miniaturas.
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